Moderní úřad umí být rychlý, jednoduchý a online

Kam až lze zajít s umělou inteligencí ve veřejné správě? Jednoho dne vám může na otázky i odpovídat. I to může být jedna z variant postupující modernizace a elektronizace Úřadu městské části Praha 2. Změny vedoucí ke zjednodušení a zrychlení komunikace mezi občanem a úřadem se zavádějí postupně už delší dobu, některé jsou viditelné, jiné probíhají tak, že je sotva rozpoznáte. Ale nebojte se, i v době digitální zůstane radnice Prahy 2 stále tím přívětivým úřadem, na jaký jste zvyklí.

hala Úřadu městské části Praha 2 v současnosti

... úřední hala očima umělé inteligence

Tajemník Úřadu MČ Praha 2 Michal Kopecký vysvětluje, proč je modernizace úřadu důležitá: „Zastávám názor, že ideálně fungující úřad je takový, který občana při vyřizování úředních záležitostí nezahlcuje požadavky na to, co všechno musí předložit. Moderní úřad má být ve své dokonalé podobě instituce, kam vlastně občan vůbec chodit nemusí. To je má definice moderního úřadu.“

Všechny technické a technologické novinky, které v poslední době úřad Prahy 2 zavádí, směřují k tomu, aby nahradily nutnost osobní návštěvy občana na úřadě. A pokud už tam někdo chce jít, aby měl jistotu, že nebude stát frontu. Některé změny jsou ale vyvolány jinou potřebou. „Některé agendy zavádíme povinně, když nám příslušné ministerstvo nebo Magistrát hlavního města Prahy nařídí převzít některou agendu, případně změní vyhlášku. V tu chvíli se státní správa musí podřídit a uskutečnit opatření, která mnohdy neusnadňují život úředníkům ani občanům. Příkladem je pro nás poměrně nová agenda dopravních přestupků, která způsobila nutnost navýšit počet zaměstnanců úřadu, což já osobně nemám rád, protože úřad má být štíhlý a akceschopný a náš úřad je v tomto vzorem pro ostatní,“ přibližuje současnou situaci tajemník Michal Kopecký.

V takovou chvíli nezapře, že je předsedou tajemníků za hlavní město Prahu ve Sdružení tajemníků městských a obecních úřadů ČR. „Jiné změny provádíme proto, že software dostáváme od ministerstva nebo pražského magistrátu zdarma v rámci sjednocování digitálního prostředí pražských městských částí, například software ASDP pro řešení dopravních přestupků, kdy změnu programu iniciovali sami tajemníci,“ dodává Michal Kopecký. Dalším příkladem je společná technická podpora platformy GINIS, která je ve státní správě nejrozšířenější, a e-spisové služby. Dvojkový úřad šel tak daleko, že zavedl GINIS do všech oblastí své činnosti za účelem přehledného a transparentního účetnictví. 

Podle Michala Kopeckého by fungování informatiky v hlavním městě jednoho dne mohlo naplnit ideální představu o absolutní propojenosti a umožnit úředníkům propojit se  z jakékoliv městské části s centrálními aplikacemi. Má to i svá negativa – čím větší propojenost, tím vyšší nároky na kyberbezpečnost informačních systémů. „Je to důležitý úkol, který se v našem případě týká nejen ochrany bezpečnosti vlastního úřadu, ale také našich akciových společností a mateřských a základních škol, kde jsme zřizovateli. Mohlo by se to zdát jako zbytečný výdaj, ale mohu všechny ujistit, že úspěšný kybernetický útok znamená nenahraditelné ztráty finanční i časové,“ rozvádí téma Michal Kopecký. Další změny vyplývají z aplikace Zákona č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby, a Zákona č. 1/2024 Sb., kdy se úřad aktuálně zabývá tvorbou jednotných vzorových digitálních formulářů, tak aby po občanovi byly požadovány jen takové informace, které je podle zákona nucen poskytnout. „Při zkoušení vzorových formulářů objevujeme další a další složitosti, které nás při papírové formě ani ve snu nenapadly,“ dodal Michal Kopecký, jinak velký zastánce digitalizace.

A jaké novinky chystá úřad do budoucna? I po roce od spuštění nového webu se radniční portál stále vylepšuje, převratnou novinkou by mělo být využití inteligentního chatbotu v rámci tohoto webu (www.praha2.cz) a při vyplňování formulářů. „Nerad o tom mluvím dopředu, spustíme to až ve chvíli, kdy si budeme jistí, že odpovědi a rady budou kvalifikované,“ upřesňuje Michal Kopecký. Žádná vzdálená budoucnost to ale není, obyvatelé Prahy 2 by mohli začít rozmlouvat s operátorem s umělou inteligencí už letos na podzim. 

kla 

Virtuální prohlídka úřadu

historický trezor

Městská část Praha 2 v poslední době spustila na svém webu (www.praha2.cz)  virtuální prohlídku úřadu (3D model). 

Aplikace občanům usnadní orientaci v budově a zároveň má v sobě i edukativní prvek. Ukazuje občanům, v jak krásné historické budově úřad sídlí a jak úžasné výhledy poskytuje ze střechy. V 3D modelu si občan může podle vlastní volby projít všech šest pater, dvě haly služeb, podívat se do místnosti s krásným vyzdobeným stropem, kde zasedá rada městské části, i do zastupitelského sálu.

Z reakcí občanů je patrné, že největším překvapením je pro ně trezor na konci haly v Jugoslávské ulici. Jedná se o skutečný bankovní trezor, který zde zůstal po někdejší bance (k původní kanceláři ředitele banky s krbem a štukovým stropem vedou dvoje točité schody, které se dodnes zachovaly). Historický trezor často láká filmaře, kteří zde čas od času natáčejí. V době konání komunálních voleb se trezor plní hlasovacími lístky. Je to rarita naší městské části.

Další zdokonalování webu

■ online formulář pro vyřízení pronájmu prostranství ve veřejné zeleni

■ online podávání žádostí o poskytnutí záštity

■ online podávání žádosti o povolení k vjezdu (případně kombinovaná žádost)

■ notifikace nabídek pronájmů nebytových prostor jako nová služba pro podnikatele a živnostníky

Platby online

Známé úsloví „čas jsou peníze“ platí na Dvojce stoprocentně. Nemusíte s každou maličkostí na úřad, mnoho svých záležitostí si můžete vyřídit online prostřednictvím webu Prahy 2, třeba doma u kávy. Pomocí další technologické novinky, internetové platební brány, můžete platit odkudkoliv, rychle a bez front, tyto poplatky:

■ místní poplatek ze psů,

■ místní poplatek za užívání veřejného prostranství,

■ místní poplatek z pobytu,

■ místní poplatek ze vstupného,

■ pokuty a náhrady nákladů ve správním řízení,

■ správní poplatky dle zákona o správních poplatcích dle vykonávaných agend,

■ parkovací oprávnění pro zóny placeného stání.

Když se přece jen rozhodnete jít na úřad osobně, nemusíte mít u sebe hotovost. V hale před živnostenským odborem funguje od loňského léta poplatkový automat. Lze tak nově platit poplatky (např. za ověření podpisu) hotově nebo kartou přímo ve vestibulu úřadu. Rozšířilo se tak portfolio služeb, které úřad Prahy 2 občanům nabízí.

E-doklady

Na Úřad městské části Praha 2 můžete od začátku letošního února  jen s mobilem. K vyřízení úředních záležitostí teď stačí elektronický občanský průkaz v mobilním telefonu. Toto je trend ve fungování státní správy obecně, nicméně dvojkový úřad k projektu eDoklady přistoupil o několik měsíců dříve, než ukládá zákon. Ten počítá s tím, že občanský průkaz v mobilním telefonu budou obce s rozšířenou působností povinně uznávat od 1. července letošního roku. Na úřadě Prahy 2 to však platí již nyní – stačí si stáhnout aplikaci eDoklady do mobilu a můžete vyrazit na náměstí Míru 20.

Virtuální lístek

Je to čerstvá novinka, kterou Praha 2 spustila jako první městská část v metropoli začátkem letošního roku. Nová aplikace umožní občanům rychle vyřídit potřebné úřední záležitosti bez čekání ve frontě. Stačí mít u sebe mobilní telefon.

Aplikaci Virtuální lístek lze využít i v dalších úřadech a ve společnostech, které používají vyvolávací systém WebCall. Aplikace funguje tak, že si jejím prostřednictvím můžete rezervovat termín na konkrétní den a hodinu (tzv. časový slot) a případně zjistit, kolik lidí je před vámi. Také se můžete bez obav na chvíli vzdálit s jistotou, že o své pořadí nepřijdete – jakmile přijde vaše číslo na řadu, obdržíte notifikaci s upozorněním, že se máte přesunout k přepážce.

Aplikaci Virtuální lístek lze snadno stáhnout pro operační systémy Android i iOS prostřednictvím QR kódu.